W czasie, gdy Prezydent @Mark Felt wraz z małżonką oraz pracownikami Departamentu Stanu był w drodze z lotniska na miejsce spotkania z Ich Królewskimi Mościami, królewska limuzyna podjechała pod budynek ambasady. Stojący na warcie żołnierze zasalutowali swojemu zwierzchnikowi sił zbrojnych, który ubrany był w biały, wyjściowy mundur His Majestat Kriegsmarine. Zwyczajowo nosi się go w warunkach tropikalnych oraz w miesiącach letnich.

Para Królewska została zaprowadzona do ogrodu przez członków arcadyjskiej misji dyplomatycznej, którzy już byli na miejscu od kilku tygodni i szykowali budynek do pełnienia reprezentatywnej funkcji za granicą. Towarzyszył im również koniuszy Jego Królewskiej Mości, który miał zapewnić, że Król będzie wiedział z kim dokładnie się wita i rozmawia. Oczywiście nie dotyczyło to prominentnych osób takich jak Prezydent Felt czy innych wysokich rangą urzędników.

Podczas oczekiwania w ogrodzie Król wraz z Królową mogli oglądać ostatnie przygotowania kompanii reprezentacyjnej przed inspekcją, którą przeprowadzi Monarcha z Prezydentem. W końcu dotarła informacja, że delegacja za chwilę podjedzie pod budynek ambasady. Wszyscy więc przygotowali się do rozpoczęcia wizyty i oficjalnych ceremonii.

Zaraz po wstępnym powitaniu na płycie lotniska Para Prezydencka wsiadła do przygotowanej dla niej limuzyny i ruszyła do budynku ambasady Konfederacji Stanów Arcadii ulokowanym w mieście królewskim.
Gdy tylko kolumna dotarła na miejsce Para Prezydencka została zaproszona do budynku oraz skierowana do ogrodu gdzie oczekiwała już Para Królewska. Prezydent oraz Pierwsza Dama wykorzystali moment i podziękowali pracowniką ambasady w trud pracy jaką włożyli w przygotowanie wizyty.

- Baaaacznooość! Na ramię broń! - stanowczy męski głos rozległ się w ogrodzie ambasady. Para Królewska wraz z Prezydencką stała na podium oczekując rozpoczęcia się uroczystej inspekcji wojskowej. Orkiestra wojskowa zaczęła grać melodię jednej z patriotycznych pieśni Konfederacji Stanów Arcadii, jako że hymn jeszcze nie był znany. Wedle voxlandzkiego ceremoniału flaga państwa goszczonego na czas odgrywania narodowego utworu była opuszczona do ziemi i skierowana drzewcem w stronę głowy państwa. Następnie rozbrzmiał "Powstały z ruin" czyli hymn Królestwa i czynność się powtórzyła, tym razem arcadyjski sztandar został zastąpiony przez voxlandzkie barwy.
Po zakończonej części muzycznej dowódca kompanii reprezentacyjnej podszedł pod podium oczekując na Jego Królewską Mość oraz JE Prezydenta @Felta. Małżonki pozostały na podwyższeniu, gdy ich mężowie ruszyli w stronę wojskowego. Ten zamaszyście zasalutował i złożył meldunek o gotowości kompanii do przeprowadzenia inspekcji.


Wraz z rozpoczęciem odgrywania przez orkiestrę marszu do inspekcji, przywódcy państwa ruszyli za wojskowym. Do inspekcji było kilka rzędów. Przy każdym z nich zatrzymywali się by najpierw się przywitać - Czołem żołnierze! Na co odpowiedzią zawsze było - Czołem Wasza Królewska Mość! Chwała Królestwu! Następnie przeprowadzano krótką kurtuazyjną rozmowę z wybranym żołnierzem. Przynajmniej z pozoru wydawała się ona taką być. Faktycznie wtedy właśnie Monarcha dokonywał dokładnej inspekcji. Ubiór, postawa i zachowanie żołnierza było pod czujną obserwacją. Nikt nigdy nie wiedział, przy którym członkiem kompanii zatrzyma się Król.
W końcu inspekcja dobiegła końca i obaj przywódcy po oddaniu honorów żołnierzom wrócili na podium, z którego oglądali wymarsz kompanii przy akompaniamencie kolejnego z marszów. Po zakończeniu uroczystości obie strony instruowane przez swoich doradców ruszyły do środka by odbyć rozmowy za zamkniętymi drzwiami. Była to też chwila by w czasie zmierzania do jednego z pokojów pooglądać wystrój i architekturę budynku.

Po zakończonych rozmowach oraz obiedzie, który miał miejsce z racji wynikłych i niezależnych od kogokolwiek opóźnień, obie delegacje przeszły do dużego i wystawnego salonu, w którym czekały różne elementy historycznych zbiorów pokazujących wspólną przeszłość obu narodów. Pośród nich można było znaleźć dziennik kapitana De Hauvre, który opisywał w nim swoje doświadczenia z wizyty na Neokontynencie we wczesnych latach XX wieku. Znalazły się też pamiątki po voxlandzkich imigrantach takie jak listy do rodzin zostawionych w Voxlandzie, książeczka wojskowa czy fotografia któregoś z przodków. Były tam również zdobycze z XVII i XVIII wiecznych wypraw, w tym choćby bogato ozdobiony pióropusz jednego z wodzów Apaczy. W podarku od Królestwa Voxlandu dla narodu arcadyjskiego Prezydent @Felt otrzymał zdobiony złotem i o niezwykłych detalach drewniany model XIX wiecznego okrętu należącego do Arcadii, który zatonął podczas wielkiego sztormu w pobliżu wybrzeży Królestwa, a także biurko z ciemnego dębu, które wykonano z drewna tego właśnie statku.

Następnie głowy obu państw udały się do miejsca podpisania traktatu. Po złożeniu podpisów przedstawiciele Voxlandu i Arcadii udali się do samochodów w celu przejazdu na bankiet w Pałacu Królewskim.